Thứ Bảy, 23 tháng 1, 2016

Test Toeic Free chuẩn của IIG Hà Nội


woa, free. sướng. mình share cho các bạn muốn thi toeic đi làm test thử khả năng nè.
Link Download Free đây nhé: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.englishtest.testtoeic
Mình vừa test xong. hình ảnh cực nét nhé. file nghe chuẩn. y như đi thi đề thật của IIG Hà Nội luôn. cả nghe đọc. 120 phút đó. mọi người download test thử luôn này 

Thứ Năm, 21 tháng 1, 2016

sự khác biệt giữa Crash và Accident

Accident là tai nạn có tính bất ngờ và khó dự đoán, sử dụng khi không ai có lỗiCòn Crash là tai nạn do 1 ai đó lái xe cẩu thảsai luật, lấn làn, vượt đèn, quá tốc độ, etc. Người Mỹ rất rõ ràng như thế. Khi bạn đi sai, nếu có crash, bạn sẽ không được bảo hiểm trả vì đó không phải accident. Trong trường hợp đó, người gây tai nạn có thể phải trả toàn bộ tiền phí cho những bên liên quan trực tiếp.
Do đó, đi xe ở Mỹ đôi khi cũng rất đắt đỏ. Và cũng do đó, người Mỹ lái xe rất cẩn thận.

Thứ Tư, 20 tháng 1, 2016

Download Free ĐỐ VUI - CÂU ĐỐ TẾT 2016

link tải ở đây nhé mọi người ơi: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.caudotet.dovuitet
tải về chơi tết tẹt bô, an toàn mà bổ rẻ, trẻ em cũng chơi được kakaka. vô cùng giải trí và thư giãn. dịp tết chơi trò này cứ gọi là phê, em vừa được nghỉ tết, download đk em đố vui tết này nên share cho mọi người chơi cùng, chơi khỏi chán luôn. chơi xong cứ gọi là tranh nhau cái điện thoại luôn. còn phần miêu tả với hướng dẫn chơi mọi người vào link app rồi đọc hướng dẫn chi tiết ở đấy luôn, ở đó là chi tiết rồi, ko còn gì chi tiết hơn đk, keke em nói đến đây thôi. chúc mọi người có tết ngon bổ rẻ ha





Thứ Hai, 18 tháng 1, 2016

Download Free Emotion Sticker Photo App for Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.dev.johnlypham.stickerphoto

★Emotion Sticker là ứng dụng hoàn toàn mới theo xu mới, chỉnh sửa ảnh thêm emoji và sticker cho bạn những bức ảnh tuyệt đẹp.
★★★★★★★★★★★★★★★★
★Chức năng chính của ứng dụng:
★★★★★★★★★★★
★Chỉnh sửa ảnh thêm các sticker
★Chỉnh sửa thêm emoji vào ảnh
★Sửa ảnh thêm emotion và text vào ảnh
★ Xoay , di chuyển , xóa sticker , emotion, text rất đơn giản bằng 2 ngón hoặc một ngón
★ dễ dàng thay đổi màu sắc cho các emotion theo ý bạn
★★★★★★★★★★★
★ Chia sẻ ứng dụng nhanh chóng qua facebook, zalo, tin nhắn, gmail...

Download Free Đèn pin Flashlight cho Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.powerteam.flastlight
Ứng dụng đèn pin cho thiết bị của bạn! Ứng dụng đèn pin cực kỳ đơn giản mà lại vô cùng hữu ích. Sử dụng màn hình/đèn flash/đèn LED máy ảnh trên thiết bị của bạn như một đèn pin.
Đèn pin lắc (Shake to Flashlight) hiện là ứng dụng đèn flash LED tốt nhất trên kho ứng dụng Android Market, vì:
Nguồn sáng:
==============
* Đèn flash LED của máy ảnh – Sử dụng đèn flash của máy ảnh trên điện thoại của bạn để phát ra ánh sáng. Lưu ý rằng một số thiết bị không có đèn flash máy ảnh. Trong trường này, đèn flash LED sẽ bị vô hiệu nhưng bạn vẫn có thể sử dụng một trong các đèn màn hình.

- Hỗ trợ nhiều dạng thiết bị có máy ảnh kèm đèn flash nhất (đèn flash LED)
- Đây cũng là đèn pin/đèn flash sáng nhất, sử dụng đèn flash của máy ảnh để phát ra ánh sáng cực mạnh trong bóng tối.
- Có nhiều widget khác nhau để bạn chọn lựa
- Có nhiều đèn màn hình phong phú và đẹp mắt
- Hỗ trợ đèn flash tốt nhất
- Ứng dụng tốt nhất trên máy tính bảng
- Miễn phí

Download Free Photo Monkey Sticker App for 2016 Android

https://play.google.com/store/apps/details?id=com.anh.tet.binh.than
Anh Dep Tet 2016 là ứng dụng dán nhãn ảnh đẹp với bộ sticker monkey cho năm mới xuân bính thân 2016.
Ứng dụng sẽ giúp cho bạn cú những tấm ảnh đẹp trong ngày tết bính thân 2016!
Shii Overlays là ứng dụng giúp bạn thêm các hình ảnh ngộ nghĩnh vào bức ảnh thêm phần sáng tạo, thêm tính sinh động cho bức ảnh.
Các sticker, hoạt hình trong ứng dụng Anh Dep Tet 2016 được chọn lọc từ hàng ngàn các sticker image từ các ứng dụng chat chit của zalo, 
viber, whatapp, facebook…
Ứng dụng chắc chắn sẽ tạo cho bạn những bức ảnh đẹp ngoài sức mong đợi từ việc gửi gắm thêm tình cảm, hay việc troll bạn bè bằng những 
sticker ngộ nghĩnh.
Shii Overlays được xuất bản trên cả các nền tảng IOS và Windown Phone các bạn có thể tìm và tải về tuỳ loại thiết bị của các bạn.

Tin tốt, những người yêu thích thời trang hipster! Chúng tôi đã tạo ra một thương hiệu hình ảnh mới ứng dụng phòng thu với một bộ sưu tập của nhãn hipster tuyệt vời cho hình ảnh! Anh Dep Tet 2016 là một trình biên tập ảnh di động với "dán ảnh" gây cười nhất và phổ biến trong phong cách hipster mà bạn có thể đặt trên hình ảnh không có nỗ lực. Thực hiện một "hình ảnh hipster" một cách dễ dàng, chụp ảnh với máy ảnh của bạn, chọn các tấm ảnh tốt nhất, hoặc chọn một pic hoặc một selfie từ các thư viện và nhập phần mềm chỉnh sửa ảnh tuyệt vời này và thêm một số dán buồn cười như kính gọng dày để làm cho hình ảnh của bạn hợp thời trang cực và thú vị! Làm giàu album ảnh của bạn với hipsters ảnh hoặc chia sẻ nghệ thuật mới của bạn về bức ảnh trên Facebook, Twitter, Instagram, Google+, Picasa, Cymera hoặc các mạng xã hội khác! Tải về Anh Dep Tet 2016 và bạn sẽ không hối tiếc!
✌ miễn phí ứng dụng chỉnh sửa ảnh, dễ sử dụng!
✌ Chụp ảnh hoặc chọn một người từ bộ sưu tập của bạn!
✌ Chọn từ "hipster thiết kế" một trong những phù hợp nhất với hình ảnh của bạn!
✌ Scale, di chuyển, tùy chỉnh hình ảnh của bạn, điều chỉnh các nhãn dán!
✌ Thêm văn bản vào bức ảnh, viết báo giá và chú thích!
✌ Chia sẻ picsart mới của bạn trên Facebook, Twitter, Instagram, hoặc gửi qua Gmail, Skype hoặc Bluetooth!
✌ Không cần kết nối Internet!

Thứ Ba, 12 tháng 1, 2016

NHỮNG SAI LẦM KHI HỌC TOEIC

Chắc hẳn các bạn đã tìm hiểu rất nhiều rất nhiều thứ xung quanh việc luyện thi TOEIC, như là cách làm bài đọc điểm cao, mẹo luyện nghe TOEIC chuẩn xác, các bẫy hay gặp, cách trau dồi kĩ năng cho từng Part. Tuy nhiên, hãy nhìn lại quá trình bạn ôn thi xem, bạn có đang gặp những vấn đề gì không? Bạn đã thực sự hiểu về bài thi TOEIC và mấu chốt để ôn thi tốt nhất chưa? Hãy cùng  kiểm tra xem bạn có phạm vào sai lầm nào dưới đây khi luyện thi TOEIC không nhé.

girl-listening-cfl1. Sai lầm 1: Không tìm hiểu kĩ hình thức và bản chất của kì thi và đề thi TOEIC
TOEIC là kì thi theo tiêu chuẩn toàn cầu nhằm đánh giá trình độ tiếng Anh của người dùng trong môi trường làm việc và kinh doanh quốc tế.
Bên cạnh bài thi Nghe – Đọc mà Việt Nam đang sử dụng, rất nhiều nước trên thế giới đã áp dụng cả bài thi Nói – Viết, cho phép đánh giá toàn diện các kỹ năng của người học,
Bài thi TOEIC reading và TOEIC listening: Bạn sẽ làm bài thi trên giấy với tổng thời gian thi là 120 phút và số lượng câu trắc nghiệm là 200 câu chia đều cho hai phần trên. Số điểm sẽ được tính từ 5 – 495 cho mỗi phần, như vậy tổng điểm hai phần sẽ từ 10 – 990. Đây là bài thi phổ biến ở việt Nam hiện nay và cũng mới chỉ yêu cầu hoàn thành bài thi Nghe – đọc như trên mà thôi.
Phần thi nói kéo dài 20 phút, trong khi đó, phần thi viết kéo dài 60 phút. Thang điểm cho mỗi phần là từ  0  – 200 điểm. Bài thi này hiện tại chưa áp dụng tại Việt Nam, nhưng như đã nói ở trên, TOEIC đã mở rộng thêm 2 kỹ năng này từ vài năm trước và áp dụng rộng rãi trên nhiều quốc gia.
Nếu một tổ chức yêu cầu bạn thi đủ cả 4 kỹ năng thì thông thường họ sẽ nêu rõ bạn cần bao nhiêu điểm nghe-đọc và bao nhiêu điểm nói-viết.
2. Sai lầm 2: Quá tập trung vào luyện đề mà quên rằng cần học rộng và sâu tri thức của nhiều lĩnh vực.
Môi trường giao tiếp quốc tế vốn thường xuyên thay đổi và cập nhật những từ vựng, trí thức mới. Kiến thức trong các sách luyện thi TOEIC chỉ là một phần nhỏ trong đó mà thôi. Nếu muốn sử dụng tốt tiếng Anh trong môi trường giao tiếp quốc tế, bạn phải mở rộng tri thức hơn nữa.
04 điều bạn có thể làm đó là:
– Đọc thêm các bài viết liên quan tới chủ đề bạn học được
– Nghe hoặc xem thêm các video, audio về chủ đề đó
– Đọc, xem thêm các thông tin về các chủ đề liên quan khác mà bạn thích
– Tìm hiểu nết văn hóa, ứng xử trong môi trường giao tiếp quốc tế
3. Sai lầm 3: Học liên  tục mà không định kì kiểm tra và ôn lại
Điều này dẫn đến việc bạn không chiêm nghiệm lại những câu sai và những câu đúng mình đã làm. Điều này là nguyên nhân ảnh hưởng tới tâm lý học của bạn là: “Tại sao tôi cứ sai những lỗi này?”, “Sao câu này quen quen mà không làm được?”, … Vì bạn có ôn lại đâu mà có thể nhớ được?
Vì vậy, bạn nên định kì kiểm tra, ôn lại những gì mình đã học, đã làm. Sau đó, bạn dành riêng một quyển sổ nhỏ để ghi chép những lỗi sai, những kiến thức quan trọng thường gặp, những mẹo luyện nghe TOEIC hay mẹo làm bài đọc để có thể thường xuyên xem lại và bổ sung.
Một điều nữa đó là các bạn thường “lười” tham gia kiểm tra định kì. Tại sao vậy? Có thể do chi phí thi, do điều kiện không tới tận nơi để tham gia, hoặc đơn giản là vì bạn quá lười. Nhưng hãy nghĩ lại xem, các bạn phải vượt qua sự ngại ngần đó thì mới tiến bộ nhanh được. Còn về chi phí hay điều kiện đi lại thì lại không phải vấn đề lớn, bởi các bạn có thể lựa chọn hình thức luyện thi TOEIC online, sử dụng nguồn đề thi TOEIC online hoặc tìm đến những nơi cung cấp thi thử TOEIC miễn phí. Tất cả phụ thuộc vào việc bạn có chủ động hay không thôi!
4. Sai lầm 4: Không chú trọng giao tiếp
Một thực tế là, nếu bạn chỉ luyện đọc và nghe, bạn có thể thi và đạt khoảng 600 điểm TOEIC. Nhưng nếu vậy, khi đi làm, nhiều khả năng bạn sẽ soạn những mẫu email với hàng tá lỗi sai, nói tiếng Anh ngại ngùng và phát âm không chuẩn. Đó là chưa kể đến những hạn chế khác nếu bạn không chú trọng giao tiếp. Vậy thì điểm cao TOEIC để làm gì nếu bạn không thể giao tiếp sau khi cầm trong tay chứng chỉ đó? Như vậy, lời khuyên được đưa ra là, bạn hãy cố gắng cân bằng trong việc luyện thi đủ cả 04 kỹ năng để thực sự giao tiếp được trong môi trường sử dụng tiếng Anh.
Đó là 04 sai lầm thường gặp trong quá trình luyện thi TOEIC. Hãy khắc phục ngay những sai lầm các bạn gặp phải theo hướng dẫn trên nhé!

các lỗi ngữ pháp thường gặp trong bài thi toeic

1. “Everybody are happy.”
     Động từ đi kèm với với những từ như everybody, somebody, anybody, nobody phải là động từ số ít – do đó câu đúng là “Everybody is happy.”

2. “I’ll explain you the problem.”
     Hãy cùng phân tích thành phần của câu này các bạn nhé. Trong câu này, có hai vị ngữ – vị ngữ trực tiếp (the problem) và vị ngữ gián tiếp (you). Sau động từ explain, chúng ta cần dùng to trước vị ngữ gián tiếp – người mà bạn đang định explain. Hơn nữa, thông thường người ta thường đặt vị ngữ trực tiếp lên trước, vì thế nên câu nói đúng nên là “I’ll explain the problem to you.”

3. “I have the possibility to study in the UK next year.”
     Chúng ta không dùng possibility với “have,” mà dùng opportunity – vì thế câu đúng phải là “I have the opportunity to study in the UK next year.” Từ possibility thường được dùng với “There is…,”. Ví dụ: “There’s a possibility that I may study in the UK next year.”

4. “I think she doesn’t like milk.”
     Trong câu này không có lỗi ngữ pháp nào nhưng người ta thường nói là “I don’t think she likes milk.”

5. “If I will see John later, I’ll give him the message.”
     Câu này nên được đặt trong dạng câu điều kiện loại 1 – “If I see John later, I’ll give him the message.”

6. “Do you want that I make breakfast?”
     Sau “want” ta không dùng “that”. Câu đúng ở đây phải là: “Do you want me to make breakfast?”

7. “I’m thinking to buy a new smartphone.”
     “To + infinitive” không nên sử dụng sau “think,” câu đúng nên là “I’m thinking of buying a new smartphone” hoặc “I’m thinking about buying a new smartphone.”

8. “They enjoyed the baseball game despite of the rain.”
      Nhiều người học tiếng Anh thường nhầm lẫn giữa 2 từ “despite” và “in spite of”. Các bạn lưu ý rằng, sau “despite,” chúng ta không bao giờ dùng “of.” Câu đúng ở đây là “They enjoyed the baseball game despite the rain” hay “They enjoyed the baseball game in spite of the rain.”

9. “My ten-years-old daughter loves to dance.”
     Khi “age” đi sau động từ “is,” chúng ta nói “years old”: “My daughter is ten years old.” Nhưng khi age đứng trước người hoặc một vật với vai trò của một tính từ, chúng ta dùng year, không phải years – câu đúng ở đây phải là “My ten-year-old daughter loves to dance.”

10. “Our house is near to the supermarket.”
     Câu đúng ở đây phải là “Our house is near the supermarket” hay “Our house is close to the supermarket.” vì “near” và “close to” có nghĩa giống nhau, nhưng “to” không dùng với “near”.

11. “I like very much football.”
     Chúng ta không thường đặt “very much” giữa một động từ (like) và vị ngữ cho động từ đó (football). Câu đúng ở đây phải là, “I like football very much.” Tuy nhiên, trong tiếng Anh giao tiếp, các cách nói sau đây thường được sử dụng hơn: “I like football a lot” hay “I really like football.”

12. “My father gave to me the car.”
     Tương tự như trường hợp 2, có hai vị ngữ – vị ngữ trực tiếp (me) và vị ngữ gián tiếp (the car). Chúng ta có 2 cách để nói câu trên: “My father gave me the car” hay “My father gave the car to me”.

13. “She asked me where do I work.”
     Đây là một trong những phần khó nhất của tiếng Anh – câu tường thuật. Trong câu tường thuật, chúng ta không dùng các trợ động từ do/does/did – vì thế nên câu đúng là, “She asked me where I work.”

14. “They left without say goodbye.”
     Khi bạn sử dụng một động từ sau liên từ và giới từ như after, before, since, when, while, without, instead of, và in spite of thì động từ đó phải ở dạng -ing. Do đó câu đúng phải là“They left without saying goodbye.”

15. “I need to finish this project until Friday.”
     “Until” được sử dụng để nói về một tình huống sẽ tiếp tục đến một thời điểm nào đó, ví dụ: “I’m staying in the city until June.” Còn khi nói về một tình huống sẽ xảy ra trước một thời điểm nào đó trong tương lai, ta sẽ dùng “by”. Ngoài ra, “by” thường được sử dụng cho thời hạn, vì thế nên câu đúng phải là, “I need to finish this project by Friday.”

Thứ Bảy, 9 tháng 1, 2016

Overview of the International Business Environment

The international business environment includes social, political, economic, regulatory, tax, cultural, legal, and technological aspects.
The international business environment can be defined as the environment in different sovereign countries, with factors exogenous to the home environment of the organization, that influences decision-making on resource use and capabilities. This includes the social, political, economic, regulatory, tax, cultural, legal, and technological environments .
The political environment in a country influences the legislation and government rules and regulations under which a foreign firm operates. Every country in the world follows its own system of law and a foreign company operating within it has to abide by these laws for as long as it continues to operate there.
The technological environment comprises factors related to the materials and machines used in manufacturing goods and services. The organization's receptivity and willingness to adopt to new technology, as well as the willingness of its consumers to do likewize, influences decisions made in an organization.
As firms have no control over the external environment, their success depends upon how well they adapt to it. A firm's ability to design and adjust its internal variables to take advantage of opportunities offered by the external environment, and its ability to control threats posed by the same environment, determines its success.
Economic factors exert huge impacts on firms working in an international business environment. The economic environment relates to all the factors that contribute to a country's attractiveness for foreign businesses.
  • Businesses rely on a predictable and stable mechanism. A monetary system that acknowledges countries' and economies' interdependence and that fosters growth, stability and fairness at a global level is important for prosperity, and the operation and growth of companies.
  • Inflation, interest rates, and the borrowing costs of companies also contribute to a country's attractiveness. If a country has a high rate of inflation, its central banks will raise the interest rate, which increases the cost of borrowing for firms. High inflation also makes the value of the revenue in domestic currency fall, and this exposes firms to foreign exchange risks. It is even worse if firms produce in countries of high inflation and then sell products to countries of low inflation, since the input costs are on the rise while the revenue stays stable.
  • Absolute purchasing power parity posits that the exchange rate between two countries will be identical to the ratio of the price levels for those two countries. This concept is derived from a basic idea known as the law of one price, which states that the real price of a good must be the same across all countries. As the currency of a country depreciates, its competitiveness is improved since its goods are cheaper than other countries', helping companies export more.
  • Relative purchasing power parity (PPP) is an economic theory used to determine the relative value of currencies, estimating the amount of adjustment needed on the exchange rate between countries in order for the exchange to be equivalent to (or on par with) each currency's purchasing power. It asks how much money would be needed to purchase the same goods and services in two countries, and uses that to calculate an implicit foreign exchange rate. PPP rates facilitate international comparisons of income, as market exchange rates are often volatile; affected by political and financial factors that do not lead to immediate changes in income, and that tend to systematically understate the standard of living in poor countries. Another interpretation is that the difference in the rate of change in prices at home and abroad—the difference in the inflation rates—is equal to the percentage depreciation or appreciation of the exchange rate so that the competitiveness of one country could be maintained.


Negotiating successfully

Negotiation is a process where two or more parties with different needs and goals discuss an issue to find a mutually acceptable solution. In business, negotiation skills are important in both informal day-to-day interactions and formal transactions such as negotiating conditions of sale, lease, service delivery, and other legal contracts.
Good negotiations contribute significantly to business success, as they:
  • help you build better relationships
  • deliver lasting, quality solutions - rather than poor short-term solutions that do not satisfy the needs of either party
  • help you avoid future problems and conflicts.
Negotiating requires give and take. You should aim to create a courteous and constructive interaction that is a win-win for both parties. Ideally a successful negotiation is where you can make concessions that mean little to you, while giving something to the other party that means a lot to them. Your approach should foster goodwill, regardless of the differences in party interests.
A good negotiation leaves each party satisfied and ready to do business with each other again.
This guide explains why negotiation is important, and outlines strategies and tactics for negotiating well.

Communicating effectively for business

Communicating effectively for business
Effective communication is a vital tool for any business owner. Your success at getting your point across can be the difference between sealing a deal and missing out on a potential opportunity.
You should be able to clearly explain company policies to customers and clients and answer their questions about your products or services. It is crucial to communicate effectively in negotiations to ensure you achieve your goals.
Communication is also important within the business. Effective communication can help to foster a good working relationship between you and your staff, which can in turn improve morale and efficiency.
This guide will explain the key aspects of both verbal and non-verbal communication, how to listen to and understand others, and how to make the best possible first impression on the people you encounter in and around your business.

Understanding communication

Success in any conversation is likely to be achieved through both parties listening to and understanding each other. Practice the following skills in any business situation where you communicate with others.

Key communication skills

Useful communication skills for building positive interpersonal relationships include:
  • active listening
  • understanding non-verbal signals
  • maintaining eye contact
  • assertiveness
  • being mindful of people's individual space
  • using positive body language
  • dealing with different points of view.
Personal awareness skills that help with communication include:
  • understanding the benefits of a positive attitude
  • awareness of how others perceive you
  • self-confidence
  • presentation - dressing appropriately for different occasions.
It also helps to consider the circumstances surrounding your communications, such as the situational and cultural context.

Verbal communication

Verbal communication can bring great rewards to your organisation when carried out successfully, but it can also be hazardous to your business when approached the wrong way. The words you use are important, but equally important is the way you express them.

Using positive language

You are more likely to achieve positive outcomes when you use positive, rather than negative, language.
Positive language is helpful and encouraging; it suggests alternatives and offers solutions to problems. It is language that stresses positive actions and consequences.
For example, if you are negotiating with a supplier who is not willing to budge on price, your language should convey the desire for a 'win-win' scenario (i.e. a situation that both parties can be happy with). This is likely to make your supplier more willing to negotiate (perhaps on issues other than price, such as delivery costs or payment terms), than if you also refuse to budge and accuse them of being inflexible.

Using 'I' statements

'I' statements, rather than 'you' statements, often yield better results in verbal exchanges.
For example, 'I need more information to make a decision' sounds much better than, 'You need to give me more information before I can make a decision'. The reason the 'I' statement sounds better is that you are saying what you need rather telling someone what they should do.

Assertiveness versus aggression

Assertiveness (often through the use of 'I' statements) is stating what you plan to do. Instead of coming across as hostile, you are making a statement about something you feel or perceive.
Aggression is completely different and is usually perceived as hostile or unfriendly behaviour. It often uses the word 'you'. People can become unhappy when you tell them what to do. Even when talking to employees it is wise to soften language when asking them to perform tasks, as they are likely to respond better to requests than orders.
Consistent assertiveness shows others that you're confident and open to suggestion, but won't be taken advantage of, leading to a mutually acceptable outcome.

Speaking style

Speaking style means the tone, pitch, accent, volume and pace of your voice.
The same sentence can be conveyed, and understood, in entirely different ways based on the way in which it is said. People you speak to can be motivated by a positive speaking style, just as they can be put off by a negative style.
You should always try to speak with a positive voice - avoid monotone responses, or talking too quickly or slowly. Be as clear as possible, and try to engage the listener, as this is far more likely to promote the response you are after than if they leave the conversation deflated.

Asking questions

The more you can find out about a person's needs, wants, interests and situation, the easier it is to reach win-win outcomes. You learn more about people by asking them the right questions and by taking the time to listen to their answers.
People also tend to respond well when they feel their opinion is being sought genuinely by another person, particularly in a business situation where conversations can have important consequences for both parties.

Types of questions

You can use the following types of questions in any business situation:
  • open questions - questions which require a person to elaborate or explain, helping to build rapport and encouraging them to open up. Well-chosen open questions encourage responses to questions you might not have thought to ask; for example, 'How has your business changed in the last few years?'
  • closed questions - questions which require only a short, specific answer, such as 'yes' or 'no', such as 'Are you happy with the proposal?' These are good for finding out facts, limiting or guiding a discussion in a particular way and gathering specific information from which you can generate an open question.
  • probing questions - more targeted questions designed to develop a more specific understanding of the other party's view on a matter. For example: 'How could I change my offer so that this proposal will be a win-win for both of us?'
  • confirmation questions - used when you need to be sure the other party understands your message. 'What benefits do you think this proposal will bring to your organisation in the next year?'
  • summary confirmation questions - used to clarify your understanding of the other party's needs. For example: 'Could I summarise what you've just told me so I can check I've understood you? You said that you want a computer system that will allow you and your staff to complete their tasks in half the time, and training for all your staff on using this new system?'

Using questions in a conversation

Generally, you will have most success when using a range of question types in a conversation. Using open and closed questions together can help you guide a conversation and encourage the other party to contribute.
Using only open questions can result in digression - a conversation straying off course. Using only closed questions can make it too easy for the answering party to say just yes or no. Because they only encourage a basic response, closed questions are not good rapport builders or conversation starters. It is therefore important to use both types of questions for maximum success and engagement.

Listening effectively

It's one thing to ask good questions - it's another to really take on board the answers. You can often be distracted by your own thoughts, feelings and opinions and so tend to hear what you want to hear or, more usually, what you expect to hear.
You're often thinking about your next move or what you should say next, or you're trying to second guess where the other party might be leading you. To listen effectively you need to suspend these internal thoughts and give your full attention to the speaker. Only then can you really hear what they're saying.

Active listening

Active listening means paying attention to the speaker – both to verbal and non-verbal cues. For example, if you see them look down or appear uncomfortable in some way while saying 'That's all I can tell you at the moment' you might deduce that they are withholding information.
This type of active listening alerts you to the opportunity for a well constructed open or probing question, to gather the missing information. If you're not listening actively, it can be easy to miss signs like these.

Paying attention

It is vital to make sure you don't let your attention wander. Important pieces of information can be missed if you are not alert and engaged. This can lead to misunderstandings later on, or possibly embarrassing situations where you appear to have forgotten something you have been told.
One way to help you concentrate during a business conversation is to ask the speaker questions. Not only will this help you to guide the conversation where you want it to go and at the pace you want, it can also ensure your mind is focused on the subject at hand.

Confirm your understanding

Active listening should ultimately lead to a complete understanding of what another person has said. You can do this by feeding back to them, in your own words, your understanding of what they've said.
An easy way to do this is to clarify, paraphrase or summarise. Examples of summary question in these cases include:
  • 'So what you're saying is...?'
  • 'So what you need from me is...?'
  • 'So in summary what we've agreed is...?'
It's usually a good idea to check your understanding regularly during a conversation. You can paraphrase or summarise:
  • when the other party has provided a large chunk of information
  • whenever something is unclear to you
  • when moving to a new topic or area for discussion
  • at the end of the discussion.
Clarification is also a useful tool when the other party seems to be asking for a lot of information. If their questions are poorly structured, too broad or ambiguous, you might give away too much information by answering them straight away. It's often a good idea to clarify a question before you answer it.

Non-verbal communication

A huge part of the way we communicate occurs through non-verbal cues in conversations. This includes your body language, the way you look at others during conversations and the facial expressions you use.

Body language

Body language can back up the words you use and how you say those words, but can also betray your true feelings if you are uncomfortable in a conversation.
There are 2 main aspects of body language to consider:
  • posture - how you sit or stand during a conversation is important. Your posture should be open, with your body turned to face the other person whenever possible. Leaning forward slightly can convey apparent interest in what they are saying, and that you are actively listening to them
  • gestures - simple gestures such as nodding your head and opening your palms can have a positive effect on a conversation. You can move your hands during conversation to convey a sense of animation about a subject, though be careful not to overdo it. Maintaining eye contact is very important.
Negative body language creates a negative impression and tends to impede progress. Someone glancing at their watch, playing with their pen and doodling during negotiations will come across as disinterested or uncooperative. This non-verbal communication creates the impression of disinterest and may lead the negotiation to falter or break down.
Other negative body language you should avoid includes:
  • clenched fists
  • folded arms
  • rolling eyes
  • shrugs and shuffles
  • imitation of the other person's actions
  • finger pointing.
You can learn positive body language easily, by watching how other people conduct themselves during conversations. Anything that seems positive is worth copying, while anything that repels you in a conversation should be avoided.

Eye contact

Looking people in the eye when talking to them is a good way to let them know you are listening to them and interested in what they have to say. Eye contact can also convey sincerity and confidence, which is often important in business situations.
Not looking the other party in the eye can sometimes make you appear disinterested, nervous, or even shifty. If someone begins to have negative views such as these in a business situation it can sometimes be difficult to reverse them, so you should try to maintain eye contact and focus on whoever you are talking with, whether they are a customer, client or employee.
Of course, it is important not to stare them out, accidentally or otherwise.

Facial expressions

Our faces are extremely expressive, and often give our emotions away before we have a chance to say what we feel. It is important to try to keep your facial expressions positive during a business conversation.
Smiling is very important - a simple, natural smile is known to help the other party relax during a conversation. As explained above, keeping eye contact is also a key to success.
Avoid negative facial expressions, such as:
  • frowning or scowling
  • glaring
  • blankness
  • sneering
  • pouting.     
  •        Meeting new people and introducing yourself
Your first impression can be the difference between starting a successful business relationship or finishing with a one-off meeting. It is very easy to make a negative first impression on someone, often without knowing you’ve done so. It’s much harder to make a positive impression, so you must put some effort into your introductions.

Making a good first impression

The way you introduce and present yourself provides people with a first impression of you. Most people begin forming an opinion of you within 3 seconds and these judgements can be difficult to modify.
When we introduce ourselves to someone, we're saying we're interested in establishing some sort of ongoing rapport for mutual benefit. There are 3 parts to our introductions:
  • the handshake (often, but not always)
  • introducing yourself
  • moving into conversation.

Handshaking in Australia

You are more likely to be remembered by a person whose hand you’ve shaken. In traditional Australian culture there are 4 main opportunities for handshaking:
  • when introduced to someone and when saying goodbye
  • when you run into someone you haven't seen in a long time
  • when you enter a meeting and are introduced to participants
  • when you reach agreement or commit to a deal.
These are the most commonly used features of handshaking in Australia:
  • stand
  • step or lean forward
  • make eye contact
  • smile
  • shake hands - firm but not hard
  • greet the other person and repeat their name.

Introducing yourself

Your introduction should tell people who you are and it should encourage people to be interested in speaking to you. You need to sell yourself and feel confident while doing so because this will put others at ease.
When introducing yourself, apart from your name you should consider including:
  • your role or title
  • your business, trade, or industry
  • a brief description of your business
  • a 'memory hook' (quick, ear-catching phrase that people are likely to remember)
  • a benefit statement of one particular product or service you offer.
The length of your introduction will depend on the circumstances of the introduction. It shouldn't need to be long, and it's possible to combine certain elements, such as your business and your benefit statement.
Always remember to speak clearly and smile, making eye contact with the person you're speaking to. Using a bit of humour can put people at ease, but remember that certain types of humour offend.

Cultural differences

If an introduction doesn't go according to plan, one reason may be cultural differences. Every culture has its own way of meeting people in business situations for the first time.
Here are 3 examples of how the common business practices of other cultures contrast with those used in Australia:
  • In Brazil, an initial handshake is considered very important. There is likely to be a great deal of small talk before the meeting properly starts, and the tone set here can be very important in the relationship development cycle.
  • In Russia, meetings are often very formal, structured and serious. Many Russian negotiators believe that a formal meeting is a serious affair and should be treated accordingly. Humour is rarely used in such serious situations.
  • In China, formal exchanges of business cards are performed at the beginning of a first meeting. The respect you show the card equates with the respect you show the person.                                            

    Written communication for business

Much of the business communication you engage in will involve letters and emails. Although there is less need to think on your feet as with a conversation, writing well for business is no less important if you want your business relationships to last.
Many of the skills required during conversation can also be applied to written communication, such as the need to ask questions and use the right tone. You should be clear in what you're asking or saying to another party, particularly if your written communication requires follow-up actions.

Formal language in written communication

Using the correct level of formality in your written communication can be crucial. Factors to consider include:

Your personal relationship with the recipient

If you have not met the recipient, or your meetings have been in only formal, business settings, it is sensible to continue to remain formal in letters and emails. If you have already struck up a rapport with the recipient you can be more informal, but make sure you keep the communication focused on the business at hand.

The purpose of the communication

If you are, for example, following up a transaction to check that a client is happy with their purchase, you should not need to be as formal as if you were making a complaint or communicating with someone for the first time.
Note that in some situations emails can quickly move back and forth between parties. It is important to gauge the tone of each email carefully. If the other party moves to a more informal style while you remain rigidly formal, you may miss the opportunity to encourage a more informal and cooperative relationship. Equally, being overly informal too soon can be seen as disrespectful in some circumstances.

Rules of writing formally and informally

Some general rules for writing in each different tone include the following:
  • Formal writing avoids contractions such as 'you're' and 'won't'.
  • Informal writing can include more colloquialism and slang, such as 'loads of' in place of 'many'.
  • Formal writing is less likely to use abbreviations, preferring 'television' to 'TV' for example.
  • Informal writing is more likely to use short, simple sentences, while more formal communication prefers longer sentences and complex expressions.
It is safe to apply the rules of conversation to writing. Generally, you should probably be more formal in written communication than you would be in a conversation.

Choosing to send a letter or email

Letters are becoming increasingly rare in the business world due to the speed and ease of email communication. You should only send letters if there is a specific need to do so, such as the recipient has indicated they do not like using email, or they do not have the means to communicate electronically. Alternatively the situation may require a letter, but you may be able to attach it to an email for fast receipt.
It is normal to use letter conventions such as 'Dear…' and 'Yours sincerely' in emails, though the latter is increasingly being substituted with 'Kind regards'.

Style and grammar

Make sure you check your writing and correct any spelling or grammar mistakes. This is particularly important when writing emails. In an age of automated spelling and grammar checkers it is more unforgiveable to make such mistakes.
If you are unclear on the spelling of any words there are many online dictionaries you can use. Remember there can be differences between Australian spelling and spelling used in other countries - you should make sure to use Australian spelling in all your written communication.